4 raisons de passer à un système téléphonique professionnel VoIP

Que votre organisation ait une politique bien établie de travail flexible et mobile, ou que, comme des millions d’autres dans le monde, vous adoptiez cette approche pour la première fois dans le cadre de la pandémie de coronavirus, la qualité de vos communications est un élément essentiel non négociable.

Un système téléphonique professionnel basé sur le cloud et utilisant la voix sur IP (VoIP) est un élément crucial de votre connectivité et de la résilience de votre entreprise à tout moment, et si vous passez au travail à distance dès maintenant, il est temps de commencer à profiter des nombreux avantages que les communications VoIP peuvent apporter à votre organisation, que cela soit en termes de secrétariat, d’accueil téléphonique, ou alors en terme de prospection commerciale, notamment avec des plateformes comme JobPhoning qui proposent des solutions SAAS pour la téléprospection.

Voici donc 4 façons importantes dont un système de téléphonie professionnelle VoIP prend en charge le travail à distance et comment elles révolutionneraient la façon dont les entreprises considèrent leurs systèmes de téléphonie professionnelle.

Les systèmes téléphoniques VoIP sont évolutifs et rapides

Les systèmes téléphoniques VoIP sont des « logiciels en tant que service (SAAS) ». Les employés n’ont pas à se rendre au magasin de téléphonie ni à attendre la livraison d’appareils physiques pour se déplacer et s’installer dans leur bureau à domicile. L’ensemble du système fonctionne numériquement, sous forme d’application sur un appareil mobile ou dans le navigateur. Aucun technicien n’est nécessaire pour installer de nouvelles lignes physiques, et aucun département informatique ne doit fournir et attribuer les numéros.

Cela signifie que les administrateurs peuvent déployer le réseau de manière extrêmement rapide et réactive, grâce à un tableau de bord convivial. Vous devez fermer une succursale et renvoyer tout le monde chez lui pendant la nuit ? Il est facile d’installer de nouveaux numéros et de nouveaux postes en appuyant sur un bouton, ou d’emporter chez soi la connectivité existante.

Indépendamment du lieu : votre équipe et vos numéros de téléphone

Héritage du système de téléphonie fixe du XXe siècle, un numéro de téléphone implique encore beaucoup sur l’emplacement physique de son utilisateur.

Aujourd’hui, vous pouvez acheter un numéro VoIP pour n’importe quel endroit dans le monde, et contrairement aux fils de cuivre qui transportaient ces appels à l’époque, ces numéros peuvent être utilisés de n’importe où, y compris en déplacement.

Il n’en reste pas moins que le fait de recevoir un appel entrant d’un numéro inconnu a son importance. Un numéro local a beaucoup plus de chances d’être répondu, et il est rassurant et proche. Il est facile d’établir une présence téléphonique locale, quel que soit l’endroit où vous faites des affaires.

La continuité de la communication, avec un minimum de stress pour tous

La communication est l’élément vital des affaires, et il est essentiel de la maintenir fluide en permanence, jamais plus qu’à des moments d’anxiété accrue et de confiance réduite dans le monde entier.

Si quelqu’un contacte votre entreprise et que l’appel reste sans réponse, il est plus facile que jamais pour lui de tirer des conclusions négatives de nos jours, alors que les entreprises de toutes tailles sont confrontées à des niveaux de menace sans précédent. Peut-être concluront-ils à tort que vous êtes victime des circonstances ou que vous avez temporairement fermé votre entreprise. Et s’ils ont besoin de mettre la main sur un produit ou un service que vous fournissez, il y a de fortes chances qu’ils ne laissent pas de message et qu’ils appellent vos concurrents à la place.

Mais si votre organisation utilise un système téléphonique VoIP, elle a non seulement plus de chances de joindre directement le bon membre de l’équipe de travail à distance, mais ce n’est pas sa seule option.

Plutôt que d’avoir à jeter un message vocal dans l’abîme et à se demander si quelqu’un va le renvoyer, ils peuvent être rapidement, et de manière rassurante, redirigés vers un collègue qui peut se trouver dans une autre ville ou même un autre pays, mais qui peut prendre cet appel en quelques secondes.

Cela signifie que votre nouvelle équipe de travail à domicile peut se détendre et faire face aux défis de la vie et du travail avec souplesse, si elle doit également s’occuper de sa famille ou d’autres engagements, tout en s’efforçant de poursuivre ses activités comme si de rien n’était.

En leur fournissant un système de téléphonie VoIP conçu pour le travail à distance, vous pouvez réduire leur anxiété et leurs frictions, s’ils doivent travailler à différents endroits de leur domicile tout au long de la journée, ou faire face à des problèmes de santé au sein de leur foyer. S’ils doivent passer leur appel de leur ordinateur portable à leur appareil mobile, ce n’est pas un problème non plus, avec des transferts sans friction en appuyant sur un bouton, sans que leur interlocuteur ne s’en aperçoive. Et ils ne rateront rien, grâce aux alertes sur les appareils de bureau et mobiles, qui leur indiquent exactement qui essaie de les joindre et quand.

L’intelligence économique au service des managers

Même en 2020, il existe un grand nombre de hauts dirigeants d’entreprise qui n’ont aucune expérience de la gestion d’équipes à distance, et de la direction à distance. Il s’agit d’un ensemble de compétences qui n’auraient peut-être jamais été abordées lorsqu’ils étaient en école de commerce il y a plusieurs décennies, et qui, jusqu’à très récemment, était encore hors norme pour la majorité du monde.

Dans de telles circonstances, il est facile pour les managers de projeter leurs propres inquiétudes sur leur équipe, de savoir si le travail est bien fait. Lorsqu’ils ne peuvent plus voir physiquement les gens exercer leurs activités professionnelles habituelles, qu’il s’agisse de taper sur un clavier, de parler au téléphone de manière animée ou simplement d’être présents au bureau à une heure prévue, beaucoup commenceront à s’inquiéter de la productivité et de l’efficacité, à un moment où les entreprises elles-mêmes luttent pour leur survie.

Si les employés utilisaient leur propre téléphone et prévoyaient de maintenir la continuité des activités, l’organisation n’aurait alors aucune visibilité sur ce point. Cependant, un système de voix sur IP basé sur le cloud vous aide à garder un œil sur l’activité et les appels de votre équipe, notamment avec des fonctionnalités telles que l’historique et suivi de travail, etc.