Gestion organisationnelle : les logiciels spécifiques au secteur de l'odontologie

Une multitude de structures et cabinets dentaires sont confrontés à des problèmes de gestion et optimisation du temps dans leur quotidien. Les différentes tâches administratives s’éloignant du cœur de métier des praticiens et assistants dentaires pourraient pourtant être facilement optimisées et libérer du temps à ces derniers. Pour cela, différentes solutions se sont développées au fil du temps.

Gestion organisationnelle : les logiciels spécifiques au secteur de l'odontologie

Pourquoi optimiser la gestion des structures et cabinets dentaires ?

Une mauvaise gestion de l’organisation finit généralement par se faire ressentir dans l’ensemble du cabinet, professionnels et patients compris. Il alors primordial d’y remédier pour ne pas altérer la pérennité de la structure et passer à côté de belles perspectives de croissance. Notamment, les assistant.e.s et secrétaires dentaires ont besoin que leur travail soit organisé pour pouvoir assister convenablement les dentistes et rester à l’aise dans leur fonction.

Quel impacts en cas de mauvaise gestion ?

Ces difficultés de gestion, entre autres, se ressentent de la manière suivante :

  • Retards dans les tâches et prise en charge
  • Oublis (de rendez-vous, de commandes de réapprovisionnement…)
  • Erreurs techniques
  • Mauvaise cohésion d’équipe

À terme, ces problèmes peuvent devenir pesants et impacter votre rentabilité, il convient alors de les limiter au maximum.

Autre que la rentabilité, une mauvaise gestion peut également impacter la satisfaction client. Nous l’avons vu plus haut, des retards ou des oublis de rendez-vous sont un premier élément d’insatisfaction pour un patient. Mais ces derniers peuvent également remarquer si l’ambiance entre vos collaborateurs est mauvaise ou si l’hygiène laisse à désirer.

N’oubliez pas que vos patients sont votre meilleure publicité. S’ils sont satisfaits, ils peuvent facilement vous recommander à leurs proches. Au contraire, s’ils sont contrariés par votre façon de travailler ou par leur expérience au cabinet, ils peuvent également en parler autour en déconseiller de vous consulter. Aujourd’hui, il est facile de partager son avis sur les réseaux sociaux ou même sur Google en laissant un avis.

Quels bénéfices peuvent apporter les logiciels ?

Au contraire, en parvenant à simplifier son organisation et optimiser son temps, de belles opportunités peuvent se présenter afin d’apporter plus de qualité et croissance à sa structure. Ainsi, le temps dégagé pourra être réinvesti :

  • Pour accepter plus de demandes de rendez-vous et de patients
  • Pour se pencher sur d’autres axes d’amélioration comme la formation continue du personnel

En effet, en étant plus organisé, par exemple en réunissant au bon endroit chaque ustensiles ou fournitures dont vous avez besoin, vous pourriez gagner de précieuses minutes sur chaque patient. En cumulant ces minutes à chaque patient, vous auriez même la possibilité d’en prendre un de plus dans la journée.

En conclusion, des bénéfices qui se feront ressentir sur la qualité des soins prodigués, la relation-patient, la cohésion d’équipe et enfin la rentabilité.

Des solutions logicielles dédiées aux cabinets dentaires

Pour pallier ces problématiques, le secteur de l’odontologie a vu émerger sur le marché différentes solutions dédiées à diverses facettes de leur métier, permettant de répondre à leurs besoins.

Ces logiciels permettent aux assistantes et secrétaires dentaires de gagner du temps et de simplifier la plupart de leurs tâches chronophages.

  • Gestion du planning : palliant la contrainte des tâches de permanence téléphonique et organisation de l’agenda, des logiciels automatisent ces échanges permettant notamment la prise de RDV par les patients et l’envoi de rappels. Ce type de logiciels ou applications permettent de limiter les erreurs dans les prises de rendez-vous et d’optimiser le temps entre chaque patient
  • Gestion des stocks : de logiciels aux fonctionnalités diverses permettant un suivi précis du stock, des alertes en cas de seuils atteints et un inventaire facilité. Avec notamment des versions logicielles adaptées à une pluri-gestion entre différents praticiens. Ce type de logiciel peut également vous prévenir quand la DLC d’un produit arrive à son terme, vous pouvez ainsi prévenir les déchets et vous réapprovisionner
  • Traçabilité : elle est indispensable, d’autant plus concernant les processus de stérilisation, des applications de traçabilité offrent un marquage rapide des divers dispositifs médicaux ainsi qu’un report dans le dossier patient

En conclusion, tous les secteurs d’activité deviennent de plus en plus concernés par la dématérialisation de documents et la simplification des procédures via l’utilisation de logiciels et l’odontologie en fait également partie.

Comme nous l’avons remarqué, optimiser la gestion et l’organisation dans un cabinet dentaire peut avoir de nombreux avantages et de nombreux impacts, bénéfiques ou non, sur durée de vie d’un cabinet dentaire.