Devenir une bonne secrétaire : quelques conseils

Le métier de secrétaire n’est pas du tout facile. Quand on détient ce poste, plusieurs responsabilités nous seront accordées, et la gestion du planning de son patron fait partie des tâches dont on devrait s’occuper tous les jours.

Entre gérer les rendez-vous, faire signer les dossiers importants, recevoir des visiteurs… tout cela demande un savoir-faire et de l’expertise. Comment faire pour gérer toutes ces tâches fastidieuses en même temps ? Voilà quelques conseils pour maîtriser l’emploi du temps de son patron :

Connaitre sa routine

D’abord, vous devrez connaître la routine de votre chef. Vous devrez élaborer son emploi du temps en fonction de ses habitudes. Pour cela, vous devrez vous mettre à sa place. Une fois fait, classez les différentes activités de la personne par ordre de priorité et regroupez-les de façon à mettre les tâches similaires dans les mêmes catégories. Quand vous aurez fini, vous serez mieux organisé et prêt à répondre à ses demandes.

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Devenir une bonne secrétaire : quelques conseils

Les secrétaires sont également responsables de la préparation des rendez-vous de son supérieur. Il vous faudra donc un maximum d’informations sur ses documents, ses dossiers et ses heures de réunion.

Gérer son emploi du temps

La précision joue également un rôle majeur. Quand vous prenez des notes, il ne faut rien oublier et surtout penser aux moindres détails comme le nom de l’entreprise, de la personne ou du partenaire préciser les motifs et les heures de la réunion ou encore supprimer les rendez-vous ou les modifier à partir d’un logiciel de planning.

Sachez que vous êtes comme un aide-mémoire pour votre chef. Il est de votre devoir de lui faire quelques rappels en cas de rendez-vous ou de réunion, pour vous aider, optez pour un outil capable de faire un rappel automatique par SMS. Vous devrez faire un maximum d’effort pour que sa journée et ses rendez-vous se déroulent à merveille.

Enfin, Sachez également que votre supérieur a ses limites. Il aura besoin de quelques breaks et des heures de pause. Il est donc de votre devoir de gérer son emploi du temps de manière à ce qu’il ait des moments libres pour éviter d’être étouffé par le travail.

Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de planning gérant les sms en ligne est également très efficace et vous fera gagner un peu plus de temps.

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Aurélie Dulac
Aurélie est une rédactrice passionnée par le monde professionnel. Avec plusieurs années d'expérience en tant que secrétaire et assistante de direction, elle a décidé de partager ses connaissances sur le métier à travers ses écrits.